administracja.ngo.pl

Przygotowanie i przeprowadzenie procedury konkursowej dla organizacji pozarządowej wynikać będzie z dwóch aktów prawnych – Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej  z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania.

 

Przede wszystkim należy przypomnieć, że w przypadku administracji samorządowej podstawą do ogłoszenia konkursu jest uchwalony przez radę gminy, powiatu lub sejmik wojewódzki – program współpracy z organizacjami pozarządowymi. Program ten musi zawierać zakres zadań, których realizacja ma być zlecana organizacjom w formie wsparcia lub powierzenia, a także wysokość środków planowanych na realizację programu oraz informacje o trybie powoływania i działania komisji konkursowych, które będą oceniać wnioski napływające od organizacji.

 

Ogłoszenie konkursu wymaga zabezpieczenia stosownych środków w budżecie jednostki samorządu terytorialnego. W ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, wprowadzono też zapis, który ma zachęcać samorządy do wczesnego ogłaszania konkursów (art. 13 ust 5). Wskazuje on jednoznacznie, że ogłoszenie otwartego konkursu ofert może nastąpić już na podstawie projektu uchwały budżetowej przekazanej organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego na zasadach określonych w przepisach Ustawy o finansach publicznych. Dzięki temu, po przyjęciu przez radę (sejmik) do 30 listopada programu współpracy z organizacjami pozarządowymi na kolejny rok, organ wykonawczy może od razu ogłaszać konkursy. Unika się w ten sposób sytuacji, w której organizacje pozarządowe w pierwszych miesiącach nowego roku budżetowego są pozbawione ciągłości finansowania ze źródeł publicznych.

 

Kolejnym krokiem jest przygotowanie ogłoszenia o konkursie. Ogłoszenie to jest odpowiednikiem specyfikacji istotnych warunków zamówienia z prawa zamówień publicznych. Musi ono precyzyjnie i jednoznacznie określać zarówno przedmiot konkursu, jak i procedurę jego przeprowadzenia. Wymagane, określone w ustawie (art. 13, ust. 2) elementy ogłoszenia to:

Ogłoszenie musi zostać zamieszczone co najmniej w trzech formach: na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) – www.bip.gov.pl, na tablicy ogłoszeń w siedzibie organu administracji ogłaszającego konkurs oraz na stronie internetowej organu administracji ogłaszającego konkurs (art. 13 ust 3). Ogłoszenie musi się ukazać we wszystkich wymienionych wyżej formach, na co najmniej 21 dni przed terminem składania ofert. Oznacza to, że termin 21 dni liczy się od dnia następnego po zamieszczeniu ogłoszenia w ostatnim z tych trzech miejsc. Ogłoszenie można opublikować również w prasie – dzienniku lub tygodniu o zasięgu ogólnopolskim, regionalnym lub lokalnym, w zależności od rodzaju zadania publicznego. Nie jest to już jednak obowiązkowe.

 

Po wpłynięciu ofert, pierwszym krokiem jest ich ocena formalna. Jej elementy to: termin wpłynięcia oferty, kompletność wymaganych załączników, złożenie oferty na właściwym formularzu, poprawność od strony rachunkowej i kompletność wypełnienia tabel kosztorysowych. Kwestią formalną, ale mającą już związek ze stroną merytoryczną jest zgodność oferty z wymogami ogłoszenia o konkursie. Najczęściej rozstrzygnięcie pojawiających się wątpliwości tego typu wymaga solidnej analizy, stąd lepiej by była ona dokonywana na etapie oceny merytorycznej.

 

Oceny merytorycznej dokonuje komisja konkursowa powołana przez organ administracji publicznej ogłaszający konkurs. W skład komisji konkursowej wchodzą przedstawiciele organu wykonawczego danej jednostki samorządu terytorialnego – zwykle będą to wskazani przez wójta (burmistrza, prezydenta) lub zarząd powiatu (województwa) urzędnicy zajmujący się zakresem zadań, których dotyczy konkurs. W przypadku dziedzin obsługiwanych przez samorządowe jednostki organizacyjne, mogą być to pracownicy takiej jednostki – na przykład Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Do składu komisji muszą też być powołane osoby reprezentujące organizacje pozarządowe (z wyłączeniem osób, które reprezentują organizacje, biorące udział w danym konkursie). W pracach komisji konkursowej mogą uczestniczyć także w roli doradców fachowcy ze specjalistyczną wiedzą w dziedzinie obejmującej zakres zadań publicznych, których konkurs dotyczy. Do wszystkich członków komisji konkursowej stosuje się zasady wynikające z Kodeksu Postępowania Administracyjnego, mające na celu zapewnić bezstronność ocen. Komisję powołuje organ wykonawczy ogłaszający konkurs, jednak musi to zrobić zgodnie z zasadami określonymi przez organ stanowiący (radę, sejmik) w programie współpracy z organizacjami pozarządowymi.

 

W wyniku nowelizacji ustawy z 2011 r. zmieniono zapis dotyczący osób z organizacji pozarządowych. Zamiast osób „reprezentujących” organizacje w komisjach mają zasiadać osoby „wskazane” przez organizacje. Zmiana ta pozwala na większą elastyczność w doborze osób do komisji konkursowych. Osoby z organizacji nie muszą być formalnymi reprezentantami organizacji, ale powinny zostać przez organizacje „wskazane”. Jednocześnie ustawa nie określa, w jaki sposób takie wskazanie ma się odbywać (dlatego może ono przyjąć różne formy, np. otwarte ogłoszenie w BIP lub wskazanie przez lokalną radę działalności pożytku publicznego).

W wyniku nowelizacji ustawy z 2011 r. wprowadzono (nowy art. 2da) możliwość przeprowadzenia prac komisji konkursowej bez udziału osób wskazanych przez organizacje. Jest to możliwe, jeśli:

• żadna organizacja nie wskaże osób do komisji konkursowej lub
• wskazane osoby nie wezmą udziału w pracach tej komisji, lub
• wszystkie powołane w skład komisji konkursowej osoby podlegają wyłączeniu ze względu na złożenie oferty przez organizację, która wskazała osobę lub podlegają wykluczeniu ze względu na przepisy KPA.

 

Zasady działania komisji konkursowych muszą być również określone w programie współpracy. Natomiast kwestię, co podlega ocenie komisji reguluje ustawa (art. 15 ust. 1). Komisja analizuje złożone oferty i ocenia:

Na koniec komisja sporządza na potrzeby organu ogłaszającego konkurs ranking złożonych ofert lub rekomendacje dotyczące zlecenia zadania i udzielenia dotacji. Na tym etapie istnieje możliwość proponowania przez organ ogłaszający konkurs zmian w złożonym przez organizację wniosku. Komisja może zaproponować by dotacja była mniejsza od wnioskowanej, jeśli uzna, że nie wszystkie pozycje budżetu są uzasadnione. Organizacja, jeśli przyjmuje takie warunki, modyfikuje harmonogram i kosztorys, które będą załącznikami do umowy.

 

Komisja oceniająca powinna sporządzić opinię w formie protokołu. Dokument taki zawierać ma rekomendacje do przyznania dotacji, ewentualnie uzasadnienia w przypadku propozycji odmowy. Należy pamiętać, że jest on jawny dla każdego, kto zarządza do niego wglądu. Ustawa stwierdza wyraźnie (art. 15 ust 2i), że każdy (a więc nie tylko uczestnicy konkursu) ma prawo żądać uzasadnienia wyboru lub odrzucenia oferty. Protokół jest dla organu przyznającego dotację (wójta, burmistrza, prezydenta, zarządu powiatu lub województwa) podstawą do rozstrzygnięcia w formie zarządzenia lub uchwały. Akt ten określa zadanie, na jakie została przyznana dotacja, kwotę dotacji, wskazuje osoby upoważnione za strony organu administracji do podpisania umowy.

 

O przyznaniu lub odmowie przyznania dotacji należy zawiadomić organizację na piśmie, zapraszając do podpisania umowy lub informując o powodach odrzucenia oferty. Ponadto ogłoszenie o wynikach otwartego konkursu ofert należy obowiązkowo upublicznić w tej samej formie jak ogłoszenia o konkursie czyli: na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (BIP), na tablicy ogłoszeń w siedzibie organu administracji ogłaszającego konkurs oraz na jego stronie internetowej.

 

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie przewiduje również możliwość zlecenia obsługi konkursu organizacjom pozarządowym (art. 11 ust 2a).